Perbedaan Antara EOI dan RFP Perbedaan Antara
Sejumlah keputusan yang dibuat oleh sebuah organisasi memiliki implikasi pengadaan yang dapat secara dramatis mempengaruhi keseluruhan biaya pengambilan keputusan tertentu. Pengadaan melibatkan proses seperti memilih vendor, menentukan syarat pembayaran, pemeriksaan strategis, negosiasi kontrak, dan layanan pembelian dan barang. Hal ini terkait dengan pengadaan atau perolehan semua layanan dan barang yang penting bagi sebuah organisasi.
Di sektor swasta, proses pengadaan dianggap sebagai fungsi tingkat strategis yang membantu dalam meningkatkan profitabilitas suatu bisnis. Tidak hanya merampingkan proses dan mengurangi keseluruhan harga bahan baku, namun juga memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi sumber pasokan terbaik. Semua dalam semua, sangat membantu dalam memastikan bottom line yang berjalan lancar.
Di sektor publik, eksekutif tingkat tinggi bertanggung jawab untuk mengurangi bottom line. Hanya sedikit personil yang mengelola fungsi pengadaan, yang meningkatkan kemungkinan korupsi di sektor ini. Inilah sebabnya mengapa ada kebutuhan untuk meningkatkan keseluruhan output sebuah bisnis. Misalnya, staf dapat dilatih untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan kualitas layanan mereka, sebagai akibatnya, output dapat ditingkatkan.
Dengan berjalannya waktu, sejumlah persyaratan telah diperkenalkan seputar konsultasi tender, proposal, dan manajemen besar, termasuk sejumlah akronim yang terkait dengan pengadaan. Tidak banyak bisnis menyadari persyaratan ini, namun menjadi pengusaha atau pemilik bisnis kecil, jika Anda ingin mengelola kesiapan pembeli secara efektif untuk membeli, penting untuk mengetahui tujuan mereka. Contohnya termasuk RFI (Request for Information), EOI (Expression of Interest), RFP (Request for Proposal), RFT (Request for Tender), dan RFQ (Request for Quotation). Masing-masing istilah ini berfungsi khusus dalam fungsi pengadaan.
EOI dan RFP adalah istilah yang paling sering digunakan dalam fungsi pengadaan, dan masing-masing memiliki peran khusus dalam merampingkan keseluruhan proses. Banyak orang membingungkan persyaratan ini saat menjalankan proses. Untuk mendapatkan gagasan yang lebih baik tentang bagaimana perbedaannya, penting untuk mengetahui arti istilah-istilah ini.
EOI (Expression of Interest)
Ekspresi Kepentingan (EOI), juga dikenal sebagai Registration of Interest (ROI), memiliki fungsi yang sama dengan Request for Information (RFI). Ini digunakan sebagai proses penyaringan pada tahap awal pengadaan sehingga dapat menciptakan Permintaan Tender atau RFT yang formal dan lebih spesifik (tahap selanjutnya dalam fungsi pengadaan). Ketika sebuah perusahaan melepaskan sebuah EOI, diharapkan untuk memperkirakan kemampuan pasar untuk memasok atau mengumpulkan lebih banyak informasi sebelum pindah ke RFT.Perusahaan yang melakukan pembelian tidak mungkin menunjuk kontraktor melalui EOI. Agar hal itu terjadi, sebuah proses harus maju sampai mencapai RFT.
EOI adalah jenis tender terbuka yang memungkinkan perusahaan untuk maju. Ini menimbulkan persaingan yang ketat dan memberi manfaat bagi memungkinkan pemasok baru dan potensial untuk mendapatkan pekerjaan mereka. Namun, dalam kontrak konstruksi, sebagian besar dikritik karena menarik pemasok yang tidak sesuai untuk kontrak, yang mengakibatkan pemborosan waktu, uang, dan usaha.
Yang meminta EOI harus menyertakan deskripsi tentang badan kontrak, deskripsi kontrak (seperti anggaran dan skala), jenis kontrak, rute pengadaan, syarat dan ketentuan, alamat pengiriman dan tenggat waktu, dan rincian lainnya (termasuk informasi kontak, deskripsi organisasi, kapasitas teknis dan pengalaman terkait, ketersediaan staf dan pengalaman mereka, dll.
RFP (Request for Proposal)
Di sisi lain, RFP, juga dikenal sebagai Request for Offer (RFO), adalah dokumen yang mudah dimodifikasi. Hal ini banyak digunakan ketika pembeli mencari jawaban berbasis solusi untuk memenuhi persyaratannya dan dalam kasus di mana faktor lain (tidak termasuk harga) sangat penting untuk evaluasi setiap penawaran. Hal ini juga digunakan dalam situasi di mana tidak ada solusi atau spesifikasi yang jelas, dan departemen pembelian mencari sejumlah inovasi dan pilihan. Instrumen ini lebih fleksibel daripada RFT (yang biasanya memiliki solusi atau spesifikasi yang terdefinisi dengan baik). RFP terutama digunakan dalam layanan profesional di mana solusi tidak dapat didefinisikan dengan mudah.
RFP berisi informasi latar belakang tentang organisasi dan lini bisnisnya. Permintaan terdiri dari spesifikasi yang menjelaskan solusi yang dicari organisasi. Selain itu, juga mencakup kriteria evaluasi untuk bagaimana proposal dinilai, sebuah pernyataan kerja yang menjelaskan tugas yang akan dilakukan oleh seorang penawar yang memenangkan kontrak, dan kerangka waktu untuk menyelesaikan proyek tersebut.
RFP biasanya dibuat karena sifat kompleks sebuah proyek. Perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari berbagai bidder saat mencari solusi terintegrasi dari sejumlah pemasok. Misalnya, jika perusahaan berencana mengalihkan bisnisnya dari lingkungan berbasis kertas ke lingkungan berbasis komputer, mungkin akan meminta proposal untuk perangkat lunak dan perangkat keras disamping pelatihan yang diperlukan untuk menginstal dan mengintegrasikan sistem baru ke dalam bisnis..
Di sektor publik, entitas dapat mengeluarkan RFP untuk menciptakan persaingan terbuka guna menurunkan biaya penyelesaian. Namun, perlu dicatat bahwa RFP yang paling dekat dengan spesifikasi mungkin tidak selalu menjadi yang dengan harga terendah. Saat menerima proposal, perusahaan harus melakukan analisis biaya manfaat untuk memastikan biayanya tidak melampaui tunjangan.
Perbedaan
Berikut adalah beberapa perbedaan antara EOI dan RFP:
- Tingkat Pengadaan yang Berbeda
EOI sering dilaksanakan pada tingkat awal pengadaan.Hal ini dapat dilepaskan dalam kasus dimana pembeli mencari masukan industri untuk mengetahui persyaratan yang pada akhirnya akan dipasarkan di tahap selanjutnya. Seperti telah dibahas, RFP biasanya merupakan langkah selanjutnya; dimana, pembeli mencari pendekatan berbasis solusi untuk pengiriman produk atau layanan.
- Tahapan EOI dan RFP
EOI biasanya memiliki banyak tahap. Hal ini digunakan untuk menyeleksi kandidat vendor atau pemasok sebelum mencari penawaran komprehensif dari tenderer yang terpilih. Sebaliknya, RFP bisa memiliki satu tahap atau bisa memiliki banyak tahap.
- Kapan EOI dan RFP digunakan?
EOI digunakan dalam kasus dimana informasi yang dibutuhkan (dari tenderer) bersifat spesifik, namun tidak ada jaminan mengenai apakah pemasok akan dapat menyediakan layanan dan barang sesuai persyaratan. Apalagi, dalam kasus EOI, pembeli tidak memiliki cukup informasi untuk menyusun permintaan rinci. Di sisi lain, RFP digunakan dalam kasus di mana persyaratan didefinisikan dengan benar, namun perusahaan mencari solusi fleksibel atau inovatif. Dengan kata lain, pembeli mencari masukan yang berorientasi pada solusi untuk memenuhi persyaratan.
Sangat penting untuk menyadari tingkat proses pengadaan yang berbeda guna membuat keputusan yang efektif melalui arus informasi yang sistematis. Memiliki pemahaman yang jelas tentang persyaratan ini dan mengapa penggunaannya dalam proses memungkinkan perusahaan merampingkan prosesnya dan mendapatkan wawasan lebih dalam mengenai keseluruhan fungsi pengadaan.
